Создать систему электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями нан беларуси


Скачать 97.47 Kb.
НазваниеСоздать систему электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями нан беларуси
Дата публикации12.12.2013
Размер97.47 Kb.
ТипДокументы
www.referatdb.ru > Информатика > Документы
Задание № 9 ГСНТИ 2006-2008.

Создать систему электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси
Организация-исполнитель: ОИПИ НАН Беларуси.

Организация-соисполнитель: Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций».

Государственный заказчик: НАН Беларуси.

Организация-пользователь: НАН Беларуси.

Основной целью проекта является повышение качества обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, сокращение накладных расходов, связанных с делопроизводством, четкий контроль исполнительской дисциплины и своевременная отчётность.

В рамках данного задания решены вопросы взаимодействия на информационном уровне автоматизированной системы «Делопроизводство и контроль исполнения» аппарата НАН Беларуси с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.

Основным результатом выполнения задания является создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси, в том числе:

- обеспечение автоматизации деятельности подразделений НАН Беларуси по вопросу обмена научно-технической документацией, с учётом стыковки с действующей системой АС «Делопроизводство и контроль исполнения»;

- функционирование электронной почты (с возможностью выхода во внешний мир и взаимодействие с любыми другими системами электронной почты);

- обмен информационными ресурсами в рамках локальной вычислительной сети аппарата НАН Беларуси с возможностью информационного обмена с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси;

- функционирование системы с возможностью групповой обработки документов, определения трафика их прохождения, контроля исполнительской дисциплины в рамках локальной вычислительной сети аппарата НАН Беларуси и с внешними, подчинёнными подразделениями;

Создание такой системы предусматривает комплексное решение вопросов автоматизации деловых процедур в части электронного обмена научно-технической документацией.

WEB-интерфейс АС «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» представляет WEB-ориентированное специализированное программное обеспечение, в котором осуществляются процессы предоставления необходимых документов в подведомственные организации с фиксированием факта отправки, получения и прочтения.

Функции системы для подведомственных организаций НАН Беларуси должны быть доступны через Internet Explorer.

Разработан состав функциональных возможностей WEB-интерфейса системы:

- система предоставляет возможность регистрации новых пользователей;

- функции системы предоставляются зарегистрированным пользователям;

- система предоставляет возможность просматривать списки документов, предназначенных для конкретного пользователя, в различных срезах информации;

- система обеспечивает доступ ко всем необходимым реквизитам документа с фиксированием факта его открытия;

- реализована функция получения электронного документа (самого тела документа) с фиксированием данного факта;

- реализована функция, позволяющая дать ответ на любой из представленных в системе документов.

Функции системы для рабочего места сотрудника общего отдела аппарата НАН Беларуси должны быть доступны через клиентское рабочее место Lotus Domino/Notes:

- предоставления входящих электронных документов, рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с указанием резолюции, в подведомственные организации;

- доставки списка документов в несколько удаленных организаций;

- предоставления электронных документов подсистемы «Обращения граждан», рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с указанием резолюции, в подведомственные организации;

- предоставления электронных документов подсистемы «Приказы, постановления НАН Беларуси», рассмотренных ответственными сотрудниками аппарата НАН Беларуси с подписанием резолюции, в подведомственные организации;

- подтверждения факта получения электронного документа удаленным пользователем;

- система обеспечивает запись информации о получении документа удаленным пользователем в журнал документа основной системы документооборота аппарата НАН Беларуси;

- система обеспечивает уведомление об отправке по электронной почте для заинтересованных пользователей;

- обеспечена функция обработки входящих документов от удаленного пользователя и автоматической регистрации их в основной системе делопроизводства НАН Беларуси.

Исходящие документы основной системы аппарата НАН Беларуси автоматически доступны удаленным пользователям подведомственных организаций.

Входящие документы аппарата НАН Беларуси, отсканированные и зарегистрированные, после рассмотрения руководства аппарата НАН Б передаются в подсистему Web-обмена для удаленных пользователей подведомственных организаций.

Автоматизированная система  "Электронный обмен документацией НАН Беларуси" представляет собой Web-ориентированное специализированное программное обеспечение, в котором должны осуществляться процессы пересылки (рассылки) необходимых документов подведомственным организациям с фиксированием факта отправки, получения и прочтения (рис. 49).

Рисунок 49 – Web-интерфейс АС «Электронный обмен документацией НАН Б»
Существующая автоматизированная система "Делопроизводство и контроль исполнения" аппарата НАН Беларуси включает в себя ряд типовых автоматизированных систем, объединённых едиными проектными решениями. Состав этой системы имеет возможность к расширению – введению новых АС или функций в системах. АС "Делопроизводство и контроль исполнения" обеспечивает стандартное делопроизводство подразделений аппарата НАН Беларуси. В рамках данного задания решены вопросы взаимодействия на информационном уровне автоматизированной системы "Делопроизводство и контроль исполнения" аппарата НАН Беларуси с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.

^ Состав АС "Делопроизводство и контроль исполнения".

Подсистема «Контроль исполнения» обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов, подготовку проектов исходящих документов, рассмотрение входящих документов руководством, исполнение документов исполнителями, снятие документа с контроля.

Подсистема "ОРД" (организационно-распорядительные документы) обеспечивает ведение приказов, распоряжений, решений, докладных записок, подготовку проектов документов, доработку проектов, наложение резолюции руководством на рассматриваемый документ, регистрацию документов в канцелярии, исполнение документов исполнителями.

Подсистема "Обращения граждан" обеспечивает регистрацию письменных обращений граждан, рассмотрение обращений граждан руководством, исполнение документов исполнителями, контроль исполнения документов, ведение обращений граждан, входящих и исходящих документов в иерархии (история переписки по одному обращению), ведение реестров обращений граждан, ведение журналов обращений граждан, поиск по реквизитам документов и РКК.

Подсистема "Постановления Президиума НАН Беларуси" обеспечивает автоматизацию процессов подготовки, визирования и контролем исполнения, постановлений, как составной части системы делопроизводства предприятия и обеспечивает их многолетнее ведение. Ведутся следующие виды документов: постановления, выписки из постановлений, решения, выписки из решений. Подсистема обеспечивает регистрацию постановлений, подготовку проектов постановлений, рассмотрение руководством, назначение ответственных исполнителей постановлений, снятие постановлений с контроля.

В системе функционируют следующие типовые рабочие места:

- АРМ "Руководство";

- АРМ "Канцелярия";

- АРМ "Ответственный за контроль";

- АРМ "Ответственный исполнитель";

- АРМ "Исполнитель".

Автоматизированная система делопроизводства и контроля исполнения НАН Беларуси поддерживает следующие процессы:

- обработку входящей и исходящей корреспонденции;

- обработку организационно-распорядительных документов;

- обработку обращений граждан;

- автоматизированный контроль исполнения на уровне Президиума НАН Беларуси;

- поддержку номенклатуры дел;

- поддержку структуры предприятия;

- поддержку контактов/корреспондентов;

- анализ исполнительской дисциплины;

- автоматизацию приказов/постановлений Президиума;

- интеграцию специализированных бизнес-процессов, разрабатываемых по проекту, в процессы делопроизводства Президиума НАН Беларуси.

Поскольку сроки исполнения документов ограничены, возникает необходимость в быстрой электронной доставке документа в подведомственные организации. Создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, предусматривает комплексное решение вопросов делопроизводства, автоматизации деловых процедур.

Войти в систему «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» можно, набрав в адресной строке Internet Explorer http://delo.basnet.by, и выполнив регистрацию путем введения идентификатора и пароля.

На Web-сервере представлена информация по следующим разделам: входящие, исходящие, обращения граждан, приказы, постановления. При нажатии кнопки в левой строчке меню, в правой панели выводятся соответствующий список документов. Список содержит регистрационный номер документа, дату регистрации, краткое содержание документа.

Каждый документ можно открыть и просмотреть его реквизиты, щелкнув мышью по краткому содержанию документа. Документ представлен следующими реквизитами: вид документа, резолюция, подпись, вторая подпись, исполнитель, подразделение, ИСХД №, дата регистрации, прикрепленные файлы (рис. 50). Прикрепленные файлы можно сохранить на компьютере удаленного пользователя. При этом информация о дате просмотра и получения электронного документа сохраняется в базе.

При нажатии кнопку «Дать ответ» на экране монитора высвечивается окно для отправки документа от удаленного пользователя на сервер аппарата НАН Беларуси. Удаленному пользователю необходимо заполнить следующие реквизиты: вид документа, подпись, исполнитель, подразделение, краткое содержание, электронный документ. При помощи кнопки «Обзор» удаленный пользователь должен выбрать документ на своем компьютере, при этом файл появится в графе «электронный документ» (рис. 51).

Нажав кнопку «сохранить», электронный документ удаленного пользователя будет отправлен в БД «Контроль» на регистрацию входящей корреспонденции в общий отдел аппарата НАН Беларуси.

Таким образом, из входящего документа, предназначенного для удаленного пользователя, можно отправить ответ в общий отдел аппарата НАН Беларуси на регистрацию в автоматизированную систему "Делопроизводство и контроль исполнения".

Рисунок 50 – Реквизиты документа


Рисунок 51 - Отправка документа от удаленного пользователя

Для доступа удаленных пользователей через Интернет в аппарате НАН Беларуси организуется Web-узел, который должен быть защищен соответствующими организационными, техническими и программными средствами. На Web-узле должны быть организованы (созданы, настроены) соответствующие Интернет-службы, включая глобальную адресную книгу (Directory Assistants) и Web-адресную книгу (или несколько). В ней должны регистрироваться подведомственные организации НАН Беларуси.

Исходящие документы основной системы аппарата НАН Беларуси автоматически доступны удаленным пользователям подведомственных организаций.

Входящие документы аппарата НАН Беларуси, отсканированные и зарегистрированные, после рассмотрения руководства аппарата НАН Беларуси передаются в подсистему Web-обмена для удаленных пользователей подведомственных организаций.

Подсистема Web-обмена дает возможность сотрудникам общего отдела предоставить документы баз данных «Контроль», «Контроль обращения граждан" и "Приказы, постановления НАН Беларуси" в подведомственные организации.

Из входящего документа институт будет иметь возможность отправить электронный вариант исходящего документа, при этом в БД "Контроль" автоматически будет создан и отправлен на регистрацию входящий, заполнены его реквизиты, присоединен электронный вариант.

Разработанная система предусматривает комплексное решение вопросов автоматизации деловых процедур в части электронного обмена научно-технической документацией. Такая система позволяет повысить качество обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и научными организациями, юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, сократить накладные расходы, связанные с делопроизводством, обеспечивает жёсткий контроль исполнительской дисциплины и своевременную отчётность. В системе осуществляются процессы пересылки (рассылки) необходимых документов подведомственным организациям с фиксированием факта отправки, получения и прочтения. В настоящее время всё более актуальной становится проблема управления государственными учреждениями в современных условиях, которая требует оперативной организации документооборота, внедрения безбумажных технологий.

Система  «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» введена в эксплуатацию в  Аппарате Президиума НАН Беларуси. Следует продолжить работы по автоматизации деятельности организационного управления Главного административно-хозяйственного управления НАН Беларуси. АС «Электронный обмен документацией НАН Беларуси» соответствует международному уровню развития информационных технологий и предназначена для организации взаимодействия на информационном уровне с существующими АС Аппарата НАН Беларуси, в которых предусмотрен информационный обмен документами с научными организациями и иными юридическими лицами, находящимися в ведении НАН Беларуси, по части обработки корпоративных документов.

Создание системы электронного обмена научно-технической документацией между аппаратом и подведомственными организациями НАН Беларуси позволяет:

- повысить качество обмена научно-технической документацией между аппаратом НАН Беларуси и подведомственными организациями;

- сократить время на пересылку и получение информации;

- сократить накладные расходы, связанные с делопроизводством;

- обеспечить контроль исполнительской дисциплины.

Похожие рефераты:

Разработать систему автоматизации библиотечной деятельности в нан...
Организация-соисполнитель: государственное учреждение «Центральная научная библиотека им. Я. Коласа нан беларуси»
Паспорт законченной научно-технической разработки по заданию
Разработать автоматизированную информационную систему мониторинга международного научно-технического сотрудничества нан беларуси
О завершении опытной эксплуатации Автоматизированной информационной...
Г по заданию 8 "Разработать автоматизированную информационную систему мониторинга международного научно-технического сотрудничества...
Разработать систему безопасного обмена медицинской научно-технической...
Целью задания является использование современных технологий для улучшения медицинского обслуживания населения, разработка концепции...
Государственное научное учреждение «объединенный институт проблем...
Создать макетный образец сервера системы автоматизации региональных научно-технических библиотек
Академик нан беларуси, первый заместитель Председателя Президиума нан беларуси
Нан беларуси, директор Института тепло- и массообмена им. А. В. Лыкова нан беларуси
Пресс-релиз о предварительных итогах научной, научно-технической...
О предварительных итогах научной, научно-технической и инновационной деятельности нан беларуси в 2013 году и задачах на 2014 год
Объединенный институт проблем информатики национальной академии наук...
«Типовой автоматизированной информационной системы научно-исследовательского учреждения нан беларуси» (аис ниу)
Решение XX международной научно-технической конференции
Беларуси в 2007 году, утверждённым постановлением Президиума нан беларуси №570 от 23. 11. 2006 в период со 2 по 4 октября 2007 г...
Оипи нан беларуси
Разработать и внедрить типовую автоматизированную информационную систему научно-исследовательского учреждения (аис ниу)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
www.referatdb.ru
referatdb.ru
Рефераты ДатаБаза